Hallituksen kokoukset jäävät usein pienen taloyhtiön arjen unohduksiksi: pidetään muutaman kerran vuodessa, kahvitellaan, päätetään asioista — eikä papereita aina synny. Lain mukaan kokouksesta on kuitenkin tehtävä pöytäkirja, ja hyvin tehty pöytäkirja on hallituksen tärkein suoja vahingonkorvaustilanteissa.
Lakisääteinen tausta
AOYL 7:7 määrää, että hallitus pitää kokouksen tarvittaessa, ja kokouksesta on laadittava pöytäkirja. Lain mukaan pöytäkirjan on:
- Sisällettävä kokouksessa tehdyt päätökset
- Olla numeroitu
- Allekirjoitettava puheenjohtajan toimesta sekä yhden jäsenen pöytäkirjantarkastajana
Pöytäkirjaan on liitettävä eriävät mielipiteet, jos jäsen ne haluaa kirjattavan.
Milloin hallitus kokoontuu
Hallitus kokoontuu tarvittaessa. Käytännössä pieni taloyhtiö pitää 2–6 kokousta vuodessa:
- Tilinpäätöskokous — käsittelee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen ennen yhtiökokousta
- Talousarviokokous — valmistelee seuraavan vuoden talousarvion
- Erityiskokoukset — kun on isompi päätös (remontti, lainan otto, riitatilanne)
Jos kokouksia on alle kaksi vuodessa, voi kysyä, onko kaikki lakisääteiset asiat tullut käsiteltyä asianmukaisesti.
Koollekutsuminen
Hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle. Käytännössä tämä tapahtuu sähköpostitse tai puhelimitse ainakin viikkoa ennen. Kutsussa kerrotaan kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat.
Jos puheenjohtaja ei kutsu kokousta koolle, vaikka aiheita on, vähintään kaksi hallituksen jäsentä voi yhteisesti vaatia kokouksen pitämistä.
Päätösvaltaisuus
Hallitus on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. 5-jäsenisessä hallituksessa siis 3 jäsentä, 3-jäsenisessä 2.
Päätökset tehdään äänten enemmistöllä. Tasaäänissä puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Pöytäkirjan rakenne
Hallituksen kokouspöytäkirja on yksinkertaisempi kuin yhtiökokouksen, mutta peruselementit ovat samat:
1. Otsikkotiedot
- Yhtiön nimi
- Pöytäkirjan numero
- Kokouksen aika ja paikka
- Läsnäolijat (poissa olevat jäsenet)
2. Avaus ja järjestäytyminen
- Puheenjohtaja avaa kokouksen
- Pöytäkirjantarkastajan valinta (jos eri kuin oletus)
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Onko kutsu lähetetty oikein
- Onko paikalla yli puolet jäsenistä
4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
- Lyhyt maininta, että edellinen pöytäkirja on hyväksytty (jos ei aiemmin allekirjoitettu)
5. Käsiteltävät asiat
- Jokainen asia omana pykälänään
- Päätös sanottuna selkeästi
6. Muut asiat
7. Kokouksen päättäminen
- Aika, jolloin kokous päättyi
8. Allekirjoitukset
- Puheenjohtaja
- Pöytäkirjantarkastaja
Esimerkki
AS OY MÄNTYRINNE
HALLITUKSEN KOKOUSPÖYTÄKIRJA 02/2026
Aika: keskiviikko 12.3.2026 klo 18.00
Paikka: As Oy Mäntyrinteen kerhotila
Läsnä: Liisa Esimerkki (puheenjohtaja)
Pekka Esimerkki (jäsen)
Anna Esimerkki (jäsen)
Heikki Esimerkki (jäsen)
Poissa: Maria Esimerkki (jäsen, ilmoittanut esteestä)
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.05.
2. Päätösvaltaisuus
Todettiin, että paikalla on 4/5 jäsentä,
joten kokous on päätösvaltainen.
3. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen
Pöytäkirja 01/2026 hyväksyttiin allekirjoitettavaksi.
4. Tilinpäätöksen 2025 valmistelu
Käsiteltiin tilinpäätösluonnos. Todettiin, että
tasekirja on valmis 31.3.2026 mennessä.
Päätös: tilinpäätöksen viimeistely jatkuu, ja
hallitus kokoontuu uudelleen 28.3.2026 sen
allekirjoittamista varten.
5. Yhtiökokouksen ajankohta
Päätös: varsinainen yhtiökokous pidetään
keskiviikkona 14.5.2026 klo 18.00 kerhotilassa.
Puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle.
6. Vesikaton huopapinnoituksen tarjouspyynnöt
Pekka esitti, että pyydetään tarjouksia kolmelta
urakoitsijalta vuoden 2027 työtä varten.
Päätös: Pekka pyytää tarjoukset 30.6.2026
mennessä ja esittää ne seuraavassa kokouksessa.
7. Muut asiat
Anna ilmoitti, että huoneistossa A3 on havaittu
vesivuoto. Todettiin, että vahinko on vakuutuksessa
ja että huoltomies on jo paikalla.
8. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.10.
Allekirjoitukset
_____________________ _____________________
Liisa Esimerkki Pekka Esimerkki
puheenjohtaja pöytäkirjantarkastaja
Hallituksen kokoukset etänä
AOYL ei kiellä etäkokousta. Pienessä taloyhtiössä Teams-, Zoom- tai puhelinkokous on yleinen käytäntö. Pöytäkirjaan merkitään kokoustapa: "etäkokous, Microsoft Teams".
Jos hallitus tekee päätöksiä kirjallisesti äänestämällä (esim. sähköpostitse), kaikkien jäsenten on oltava mukana ja kaikkien hyväksyttävä menettely. Tällöin "kokous" on koolle kutsuttu sähköpostitse, ja vastaukset toimivat äänestyksenä.
Pöytäkirjan säilytys
Hallituksen kokouspöytäkirjat säilytetään yhtiön elinkaaren ajan. Käytännössä ne arkistoidaan joko paperikansioon tai digitaalisesti pilvipalveluun.
Yleisimmät virheet
- Päätökset ovat liian ympäripyöreät. "Käsiteltiin asiaa ja päätettiin jatkaa myöhemmin" ei riitä.
- Kokouksia ei pidetä lainkaan. Päätökset tehdään käytäväkeskusteluissa, eikä mitään kirjata.
- Pöytäkirjaa ei allekirjoiteta ajoissa. Pöytäkirja menettää näyttöarvonsa, jos sitä ei allekirjoiteta kohtuullisessa ajassa kokouksen jälkeen.
- Eriävät mielipiteet jäävät kirjaamatta. Tämä on erityisen tärkeää: eriävän mielipiteen kirjaus voi pelastaa hallituksen jäsenen vahingonkorvausvastuulta.
Yhteenveto
Hallituksen kokouspöytäkirja on yksinkertainen mutta tärkeä asiakirja. Hyvä pöytäkirja kestää tarkastelua vuosien päästä — kun kysytään, mitä hallitus oikeasti päätti tilinpäätöskokouksessa 2026, vastauksen löytää pöytäkirjasta.
Kamreeri tarjoaa hallitukselle valmiin pöytäkirjapohjan jokaiseen kokoustyyppiin — sinä täytät päätökset, palvelu numeroi ja arkistoi.